Google Agenda et réservation de cours : qui gère quoi ?
Google Agenda vous aide à voir votre journée. Un outil de réservation suit en plus les inscriptions, les paiements et les places restantes. Pour les utiliser ensemble, décidez où les séances sont créées et modifiées, et quelles informations doivent simplement être reflétées dans l’agenda.
Dans ce guide
Pour un cours collectif, un seul événement bloque le temps du coach. Le nombre de places disponibles se calcule dans l’outil de réservation, indépendamment de ce bloc de temps.
Planning de rendez-vous ou agenda synchronisé ?
Google propose ses propres plannings de rendez-vous : ils permettent de définir une durée, des disponibilités et une page de réservation. Certaines fonctions dépendent d’un abonnement éligible. Les options disponibles sont décrites dans l’aide officielle Google Agenda.
Relier La Base à Google Agenda correspond à un autre fonctionnement : vous publiez la séance dans La Base, puis elle apparaît dans votre agenda. La Base conserve les inscriptions et les paiements. Le choix dépend donc de ce que vous vendez : un rendez-vous individuel, plusieurs places dans un même cours, ou une combinaison des deux.
Évitez surtout d’ouvrir le même horaire à la réservation dans deux outils indépendants sans avoir vérifié leur coordination. Un calendrier visible à deux endroits ne signifie pas forcément qu’une vente ferme immédiatement toutes les disponibilités correspondantes.
Choisir une référence pour les modifications
| Information | Dans le parcours La Base |
|---|---|
| Titre, date, durée, lieu | À modifier dans la fiche de séance La Base. |
| Prix et nombre de places | Gérés dans La Base. |
| Participants et paiements | Consultables dans l’espace coach. |
| Vue de la journée | Visible dans Google Agenda après synchronisation. |
Un déplacement fait à la main dans Google Agenda ne doit pas être interprété comme une modification de la séance publique. Utilisez le lien vers La Base présent dans l’événement pour retrouver la bonne fiche. Vous évitez ainsi d’avoir une heure dans l’agenda et une autre sur le lien envoyé aux clients.
L’événement privé La Base affiche les informations de la séance et les participants confirmés. Vérifiez donc à qui votre agenda est partagé. Les coordonnées détaillées restent dans l’application ; il n’est pas nécessaire de les recopier dans la description d’un événement accessible à d’autres personnes.
Un cours collectif ne crée pas un événement par inscrit
Un cours de 18 h 30 à 19 h 30 occupe une heure du coach, qu’il accueille une personne ou huit. Si chaque inscription créait un nouveau rendez-vous bloquant, la lecture du planning deviendrait confuse. La Base utilise donc un événement par séance et actualise les informations liées aux inscriptions.
La jauge conserve sa propre logique : les places confirmées et celles temporairement retenues pendant un paiement réduisent la disponibilité. Votre agenda, lui, indique simplement que vous animez le cours sur cet horaire. Le guide des inscriptions collectives présente un cas concret avec huit places.
Connecter et vérifier son agenda dans La Base
- Connectez-vous à votre espace coach. La connexion Google au compte et l’autorisation d’accès à l’agenda sont deux étapes distinctes.
- Dans les réglages, ouvrez Google Calendar et autorisez la connexion à l’agenda que vous utilisez pour votre activité.
- Créez une séance avec une date, un horaire et un lieu précis.
- Vérifiez sa présence dans Google Agenda, puis ouvrez le lien de modification pour retrouver sa fiche La Base.
- En cas de décalage, utilisez la resynchronisation depuis les réglages avant de recopier manuellement l’événement.
La Base contrôle les conflits avec l’agenda connecté lors de la création et de la modification d’une séance. Un rendez-vous externe ajouté plus tard peut toutefois créer un conflit après publication. Il faut le traiter avec les personnes concernées ; l’existence d’une synchronisation ne dispense pas de surveiller son planning.
Pour les déplacements entre lieux, prévoyez vous-même les marges nécessaires dans vos horaires. Ne supposez pas qu’un outil ajoute automatiquement du temps de trajet ou connaît les contraintes du studio.
Que vérifier après un changement d’horaire ?
Relisez la page publique, l’événement d’agenda et la liste des inscrits. Un participant peut avoir ajouté une copie de l’événement à son propre calendrier : ne présumez pas que cette copie suivra automatiquement toutes vos modifications. Prévenez les personnes concernées par un canal adapté.
Si votre activité inclut des séances à distance, indiquez aussi clairement le fuseau horaire de référence. Pour un cours en présentiel, une adresse précise et un horaire local explicite restent les informations les plus utiles. Terminez votre organisation avec des confirmations et rappels compréhensibles, plutôt qu’en multipliant les notifications.
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