Comment gérer les inscriptions à un cours collectif ?

Fixer une capacité réaliste pour chaque séance

La capacité dépend du format du cours, de l’espace utilisable, du matériel disponible et de l’attention que vous souhaitez accorder à chacun. Elle n’est pas forcément identique pour toutes vos prestations. Une séance nécessitant un équipement par personne peut avoir moins de places qu’un cours dans le même studio sans cet équipement.

Dans le planning, créez une séance unique pour un horaire donné. Attribuez-lui un prix par personne et un nombre de places. Dupliquer huit fois le même créneau pour représenter huit participants rendrait les changements de lieu, les annulations et la lecture de votre agenda inutilement difficiles.

Si vous proposez le même cours chaque semaine, chaque date doit garder sa propre liste. Une inscription au mardi ne vaut pas automatiquement pour les mardis suivants. Il faut distinguer une réservation à l’unité d’un abonnement ou d’une carte de cours, qui répondent à d’autres règles.

Compter les places confirmées et les paiements en cours

Prenons un cours limité à huit personnes. Cinq participants ont payé et deux autres sont en train de terminer leur paiement. Afficher trois places disponibles à ce moment-là créerait un risque de dépassement. Il reste une seule place immédiatement réservable tant que les deux paiements retiennent leur place.

Dans La Base, une place est retenue pendant le passage au paiement et libérée à expiration si la réservation n’aboutit pas. Le contrôle de capacité se fait au moment de réserver, pas seulement lors de l’affichage de la page. Deux personnes arrivant ensemble sur la dernière place ne doivent pas toutes les deux obtenir une confirmation.

Retrouver les informations utiles avant le cours

Le jour de la séance, le coach doit pouvoir consulter les noms, les réservations confirmées et le montant payé. Un code promo peut expliquer pourquoi deux participants n’ont pas réglé la même somme. Conservez le montant réellement payé ; ne le remplacez pas par le tarif actuel si vous modifiez ensuite le prix du cours.

• Vérifier la liste des inscriptions confirmées avant l’accueil.
• Distinguer les paiements en cours des places acquises.
• Garder les coordonnées dans l’espace privé du coach.
• Éviter une liste publique qui expose les noms ou les coordonnées des participants.

Dans Google Agenda, un événement par séance collective suffit pour représenter votre disponibilité. La liste et le remplissage restent gérés dans La Base. Le premier inscrit ne ferme donc pas toutes les places restantes. Retrouvez cette logique dans le guide Google Agenda et réservation de cours.

Gérer les changements sans perdre les réservations

Avant de réduire une capacité, vérifiez le nombre de places déjà confirmées ou retenues. Descendre en dessous de ce total ne peut pas être un simple changement d’affichage : il faut d’abord résoudre les réservations concernées. La Base bloque une capacité incompatible avec les places existantes.

Un déplacement d’horaire ou de lieu demande aussi de prévenir les inscrits. La mise à jour d’une fiche ne prouve pas qu’un participant a lu l’information. Dans La Base, les modifications se font depuis le détail de la séance ; les rappels programmés suivent le nouvel horaire, mais un message de modification ne doit pas être considéré comme envoyé automatiquement.

Quand vous annulez vous-même une séance, suivez le parcours d’annulation du coach afin de déclencher le traitement prévu pour les participants. Ne supprimez pas seulement un événement dans votre agenda en pensant avoir annulé leurs paiements. Le guide des paiements distingue réservation, transfert et remboursement.

Que faire lorsqu’un cours affiche complet ?

Proposez un autre créneau ou publiez une nouvelle séance si votre organisation le permet. Évitez de dépasser discrètement la capacité annoncée pour répondre à une demande privée. Si une place se libère, renvoyez vers la page afin que la disponibilité soit contrôlée au moment de la réservation.

La Base ne propose pas actuellement de liste d’attente automatique. Si cette fonction est essentielle à votre activité, tenez-en compte dans votre choix d’un logiciel. Une gestion simple des places est utile tant qu’elle correspond à votre façon réelle d’accueillir vos groupes.